Mis à jour le 28/11/23 par Bertrand

Process de gestion au quotidien

Les dépôts de TR doivent être traités tous les jours

Si vous ne trouvez pas un TR qu'un client a déclaré, vous l'appelez le jour même pour éclaircir la situation avec lui de vive voix. Si vous êtes débordé et que vous n'avez pas le temps d'appeler, vous pouvez utiliser la fonction "demander régularisation" disponible dans le panneau des clients à surveiller qui envoie automatiquement un mail au client

Si vous arrivez à avoir le client au tel, 3 cas se présentent :

1. Le client reconnaît avoir oublié de poser son TR et vous dit qu'il le posera le lendemain : vous laissez la validation en attente et vous checkez que ce soit bien le lendemain

2. Le client assure qu'il a posé son TR : vous lui laissez le bénéfice du doute et vous lui dites que vous lui faites confiance. Vous lui validez son TR avec le bouton orange (validation suspicieuse). Au bout du 2ème cas de validation suspicieuse sur le même client, vous l'informez qu'à la 3ème situation qui se présente, vous serez obligés de lui bloquer le mode de paiement en TR.

3. Le client vous dit qu'il a déclaré un TR alors qu'il n'aurait pas dû : vous pouvez l'annuler

Si le client est injoignable, envoyez lui toujours le jour même le mail de régularisation pour qu'il soit au courant qu'on a pas trouvé son TR et qu'il y ait une trace écrite. Si des choses traînent plus d'une semaine, merci de me prévenir pour qu'on essaye de trouver une solution ensemble.

Interface sur le back-office

Dans l'administration du site > Boutique/Charrette > Gestion Ticket restaurant

VOUS AVEZ ACCES SUR CHAQUE PANNEAU A L'HISTORIQUE DE TRANSACTION DE CLIENT EN CAS DE DOUTE.

Panneau validation de dépôt:

Une fois sur l'interface, les demandes de validation de dépôt de TR sont listées, vous pouvez les filtrer par charrette, point et nom du client.

Chaque demande de dépôt peut être validée de deux manières différentes, "une validation classique" (le bouton vert smiley Happy !) et une validation suspecte qui affichera un marqueur "suspect sur cette opération lorsque vous regarderez son historique" (le bouton orange smiley bof).
Vous pouvez aussi annuler un ticket resto, soit en mettant le montant à 0, soit avec le bouton rouge.

Vous pouvez gérer de manière autonome le fait de mettre un client comme suspect en cochant "suspect".

Pour récap, le terme suspect est utilisé pour deux cas :

- Une opération peut être suspecte en fonction de la validation que vous ferrez

- Un client peut être suspect mais c'est à vous de le définir de manière manuelle.

Vous pouvez prendre des notes et les sauvegarder pour chaque TR.

Une validation ou une annulation d'un dépôt = un envoi de mail au client qui confirme la bonne réception ou qui retrace votre échange téléphonique (important d'avoir toujours une trace écrite)

Panneau créditer un client manuellement

Si jamais il y a un besoin de créditer un TR manuellement qui n'est pas dans le listing, il suffit de sélectionner un client dans la liste et d'indiquer le montant + "créditer ce client", il sera avertit automatiquement par mail.

Lorsque vous créditez le porte-monnaie numérique vous pourrez choisir de la créditer de manière classique ou suspecte sur le même modèle que la validation d'un TR.

Le bouton "Voir son porte-monnaie" permet de voir l'historique de ses transactions et le montant total de son porte-monnaie.

Panneau client suspect

Tous les clients aillant un porte-monnaie négatif et/ou qui ont des TR en attente de plus de 24h se retrouvent dans ce panneau, en fonction de leur situation vous pouvez soit activer une relance de mail (autant de fois que vous voulez), soit bloquer/débloquer la méthode de paiement par TR papier.

Un client aillant régularisé son porte-monnaie par CB aura son moyen de paiement TR papier automatiquement débloqué et il n’apparaîtra plus dans ce listing

Blocage paiement en TR : le blocage du paiement en TR d'un client est à activer quand le client n'a pas régularisé ses TR depuis plus de 14 jours et qu'il a un porte-monnaie négatif de plus de 10€. Un mail lui sera automatiquement envoyé l'informant de cette décision.

Régularisation en ligne:

Lors d'un envoi de mail de relance ou de blocage de moyen de paiement, le client recevra un mail l'invitant à régulariser son porte-monnaie en ligne en payant par CB.

Lorsque le client a régularisé sa situation, son porte-monnaie sera automatiquement débloquée et il recevra un mail de confirmation de crédit de porte-monnaie. S'il a des tickets restaurants en cours, ils seront automatiquement annulés.

Processus du crédit sur porte-monnaie numérique :

- Un client utilise 5€ sur son porte-monnaie : son montant sera débité à la validation de la commande.

- Un client déclare 10 € de TR pour une commande à 5 € : le surplus de 5 € sera crédité dans son porte-monnaie quand le moulin aura validé le dépôt

Dans le processus de commande :

Un client peut désormais payer tout ou en parti une commande avec des tickets restaurant papier. Au moment de valider il peut choisir le montant de TR qu'il veut donner.

Indiquer le montant donné (capture 1)
Valider le montant (capture 1)
Un message d'info apparaitre pour lui expliquer le process à faire : "Déposer avant 12h dans la boî-boîte du Moulin etc..." (capture 2)

Si jamais le TR ne complète pas la commande entière alors il complète le règlement par un autre moyen de paiement.

Si jamais le TR est supérieur au montant de la commande, le surplus sera crédité dans son porte-monnaie au moment ou le Moulin valide le dépôt.
Son porte-monnaie est utilisée automatiquement sur les prochaines commandes.

Si un client a des tickets restaurants en cours et qu'il veut recommander, pas de blocage spécifique.

Le règlement par TR est mentionné dans le mail du client ainsi que sur sa facture.

Un client avec le moyen de paiement TR bloqué verra un message sur la page confirmation l'invitant à régulariser sa situation en déposant ses TR dans la boîte