Créé par Romain, Pôle web

le 25/01/2022

mis à jour le 09/02/2023

1. Que faire en cas de doublons contacts sur HubSpot ?

- Pour le moment, ça ne sert à rien de gérer ces doublons. Les doublons peuvent exister sur le BO. Comme seul le BO communique vers HubSpot (et non l'inverse), ils seront regénérés en cas de suppression sur HubSpot. Il faut un développement pour gérer ce cas.

 

2. Que faire en cas de doublons entreprises sur HubSpot ?


NE PAS SUIVRE LA PROCEDURE SUIVANTE : EN CAS DE DOUBLONS, MERCI DE CONTACTER LE POLE WEB

  • Se rendre sur le BO > Offre pro globale > Entreprises
  • Recherche l’entreprise et les doublons avec le champ Nom
  • Supprimer l'entreprise doublon (ou les entreprises) -> les clients attachés à ces entreprises seront sans entreprise
  • Se rendre sur le BO > Offre pro globale > Clients
  • Filtrer les clients en cochant "Client sans entreprise"
  • Associer les clients filtrés avec une autre entreprise
  • Vérifier sur la fiche entreprise restante a bien tous les contacts (le bloc en haut à droite sur la fiche de l'entreprise). Si ce n'est pas le cas, les rajouter en cliquant sur "+ Ajouter", chercher les contacts avec le nom de domaine de l'entreprise et ajouter.

2 cas de doublons d'entreprises sur Hubspot :

1. Les entreprises se crééent sur la base de nomenclatures d'emails éronnées renseignées par des clients  B2C quand ils crééent leur compte ex : dimostfware 

Dans ce cas, il faut corriger dans le BO le mail du client => passer par le pôle web pour corriger le mail

2. Les entreprises se crééent sur la base de nomenclatures d'emails de clients B2C et un doublon d'entreprise se créé car la nomenclature n'est pas exactement la même que celle des autres clients déjà rattachés à l'entreprise principale (compte que l'on utilise avec la team B2B pour consigner tous nos échanges clients) ex : @escdijon.eu => Burgundy School of Business 

Dans ce cas, cliquer sur le lien contenu dans la fiche entreprise (ce lien correspond à la page de l'entreprise sur le BO), supprimer l'entreprise sur le BO et rattacher les clients à la bonne entreprise. Normalement les données seront synchronisées ensuite avec HubSpot. Si l'entreprise n'existe par dans le BO, la fusionner avec l'entreprise qui existe déjà sur Hubspot et qui contient l'historique des échanges, des contacts, ...

3. Il manque des contacts rattachés à l'entreprise ou des contacts ne sont plus associés à l'entreprise, que faire ?

  • Se rendre sur la fiche entreprise
  • Cliquer le "+ Ajouter" en haut à droite, qui correspond au bloc Contacts
  • Chercher les contacts avec le nom de domaine de l'entreprise et ajouter

Les contacts sont normalement associés automatiquement par HubSpot en fonction du domaine de leur mail (@lemoulin.fr par exemple) à l'entreprise ayant le domaine @lemoulin.fr. Cette association semble être faire uniquement à la création du contact ou de l'entreprise. Il se peut que cette automatisation échoue dans certains cas (suppression d'une entreprise doublon par exemple), il faut donc faire l'association manuellement. 

Si des contacts disparaissent de nouveau ou sont associés à une autre entreprise, vérifier en amont que ces clients ne soient pas associés à une entreprise différente sur le BO


4. Comment ajouter une entreprise parent ou enfant à une entreprise existante sur HubSpot ?

https://knowledge.hubspot.com/fr/companies/how-can-i-add-a-parent-or-child-company-to-an-existing-company-record

5. Si je supprime une entreprise sur le BO, que se passe-t-il sur HubSpot ?

La suppression entrainera la suppression sur HubSpot également. Les contacts associés sur HubSpot et sur le BO se retrouveront sans entreprise. Il faut donc associer de nouveau ces clients à une autre entreprise et vérifier sur HubSpot (voir la question 3)


6. Les chiffres concernant le B2B de l'entreprise semble faux, que faire ?

Si les totaux concernant le nombre de commandes ou le CA B2B:

  • Se rendre sur le BO > Offre pro globale > Entreprises
  • Rechercher l'entreprise
  • Sur sa fiche, s'assurer que tous les clients qui travaillent pour cette entreprise y soient rattachés.
  • Sauvegarder si vous avez effectué des changements
  • Appuyer sur le bouton de synchronisation HubSpot de l'entreprise présent dans le listing des entreprises

Si les totaux sont toujours faux, merci de contacter web@lemoulin.fr


7. Comment sont gérées les entreprises PDE sur HubSpot ?

  • Se rendre sur le BO > Offre pro globale > Entreprises (également disponible dans la fiche livraison: BO > Livraison > Lieu Charrette > Onglet Point entreprise/depot
  • Dans la fiche entreprise, renseigner le lieu ou les lieux

Cette association entre entreprise et lieu permet de gérer plusieurs informations PDE sur HubSpot:

- Client PDE

L’entreprise doit être référencée dans au moins un point de livraison actif dont le “point entreprise” est activé.

- Date dernière désactivation du PDE

Se met à jour quand l’entreprise est dissociée du point de livraison ou si le point associé est désactivée

- Date dernière activation du PDE

Se met à jour quand l’entreprise est associée à un point de livraison ou si le point associé est activée


8. Comment configurer les notifications sur HubSpot ?

9. Que se passe-t-il si je fusionne des entreprises directement depuis HubSpot ?

L'entreprise qui sera fusionnée dans une autre n'existera plus directement sur HubSpot alors qu'elle existera toujours sur le BO. La mise à jour de cette dernière sur le BO ne sera donc pas répercuté sur HubSpot. De plus, la suppression sur HubSpot d'une entreprise fusionnée entrainera la suppression de l'autre entreprise sur HubSpot et non sur le BO.

Il faut donc éviter ce genre de pratique. Il faut gérer les doublons/fusions comme expliqué dans le point 2 de cette FAQ.


La documentation HubSpot explique comment fusionner et défusionner des entreprises

Fusionner des entreprises (hubspot.com) 


10. Il manque des informations sur la fiche d'une entreprise HubSpot (comme le CA TTC B2C par exemple). Que faire ?

Assurez vous que l'entreprise existe bien sur le BO. Si ce n'est pas le cas, ajoutez la. Une nouvelle fiche entreprise devrait s'ajouter sur HubSpot. Rendez vous dessus puis fusionner cette entreprise avec l'entreprise aux informations manquantes. L'entreprise devrait maintenant avoir toutes les informations renseignées. 


11. Que faire pour un nouveau client

  • S’assurer que l’entreprise du client n’existe pas avant de la créer sur le BO 
  • Créer le client, créer ensuite l’entreprise et associer le client 
  • Créer le devis en associant le client et l’entreprise 


12. Que faire quand une entreprise existe sur HubSpot et non sur le BO

  • Se rendre sur le BO et créer l’entreprise si elle n’existe pas non plus (faire une recherche avec le domaine ou le nom de l’entreprise) OU mettre à jour l’entreprise si elle existe avec le même domaine que l’entreprise HS 
  • Se rendre sur la fiche HS de l'entreprise grâce au lien HubSpot sur la fiche entreprise BO 
  • S’assurer que le champ ‘Fiche entreprise’ contient bien le lien de la fiche entreprise BO Si ce n’est pas le cas, contactez le Pôle web 


13. Que faire quand une entreprise est en doublon

  • S’assurer en amont que le doublon n’est pas associé à une commande . Si c’est le cas, remplacer l’entreprise doublon par la bonne entreprise. 
  • Une fois que le doublon n’a plus de commandes associées, se rendre sur sa fiche HubSpot grâce au lien présent sur sa fiche BO 
  • S’assurer qu’aucune information n’est pas importante. Si c’est le cas, fusionner 


14. Que faire quand je ne trouve pas une commande sur HubSpot

  • Dans le listing des commandes, cliquer sur le bouton Sync HubSpot de la commande en question 
  • Se rendre sur HubSpot > Vente > Transactions. 
  • S’assurer que les ventes affichées sur celles du Pipeline B2B (en haut à gauche, sous le menu HubSpot) 
  • Chercher la transaction avec son numéro de commande. Si elle n’existe toujours pas, contacter le Pôle web. Si elle existe, s’assurer que le client et l’entreprise de la commande BO sont bien associés sur sa fiche HubSpot




Principales ressources HubSpot en ligne si votre question ne figure pas ci dessus :


HubSpot Knowledge Base - Pour chercher les réponses à vos questions. Il existe des centaines d'articles pour vous aider avec vos questions techniques quotidiennes, n'hésitez pas à la consulter dès que vous avez besoin.

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